Как нанять операционного директора и не разочароваться

Чем занимается операционный директор

Если убрать красивые формулировки, у роли три содержательные функции.

• Держит ежедневный ритм. Планёрки, контроль задач, разбор отклонений. То, что съедает время собственника.
• Связывает направления. Продажи спорят с производством, маркетинг с продажами. Кто-то должен разрешать конфликты ресурсов, не поднимая каждый до владельца.
• Отвечает за исполнение стратегии. Собственник задаёт куда, операционный директор обеспечивает как и следит, чтобы дошло до конца.

Заметьте, чего в списке нет: он не придумывает стратегию и не заменяет собственника в отношениях с ключевыми клиентами и партнёрами.

Когда он действительно нужен

Признаки, что роль назрела:

1. Три и более направления, между которыми нужно распределять общие ресурсы.
2. Больше пятидесяти человек, и вопросы координации отнимают больше времени, чем развитие.
3. У вас уже есть руководители направлений, и им нужен не второй начальник, а координатор.
4. Вы понимаете, какие показатели важны, и можете их передать вместе с ответственностью.

Когда нанимать рано

Если в компании не описаны процессы, нет управленческого учёта и непонятно, кто за что отвечает, операционный директор не спасёт. Он придёт в хаос без инструментов, полгода будет разбираться, а потом уйдёт — либо его уволят за отсутствие результата.

Правило простое: сначала опишите систему, потом ищите того, кто будет ею управлять. Наоборот не работает.

Профиль: что писать

Что проверять на интервью

Ключевая компетенция операционного директора — способность довести до конца, а не придумать. Поэтому вопросы про доведение:

«Расскажите про проект, который вы запустили и который работает до сих пор без вас».

«Как вы узнаёте, что в компании что-то идёт не так, до того как это станет проблемой?»

«Опишите ваш обычный понедельник на прошлой работе, по часам».

Последний вопрос самый показательный. Человек, который управляет системой, опишет ритм: планёрка, разбор метрик, встречи один на один. Человек, который тушит пожары, опишет пожары.

Как передавать управление

Резкая передача не работает: команда продолжит ходить к вам, потому что вы быстрее и решаете окончательно.

1. Месяц первый. Он присутствует на всех ваших встречах, ничего не решает, задаёт вопросы.
2. Месяц второй. Он ведёт планёрки, вы сидите молча. Это трудно — но каждое ваше вмешательство откатывает передачу на неделю.
3. Месяц третий. Вы перестаёте ходить на планёрки. Все операционные вопросы адресуются ему, вы публично перенаправляете обратившихся.
4. Дальше. Одна встреча в неделю с ним по метрикам и проектам.

Публичное перенаправление — обязательная часть. Пока сотрудник знает, что можно прийти к владельцу и получить другое решение, он будет приходить.

Как нанять операционного директора: подготовка до поиска

Главная ошибка на этой позиции — начинать поиск раньше, чем компания к нему готова. Человек приходит в неописанный хаос без полномочий его менять и через полгода уходит, а вывод делается про рынок кандидатов.

Что должно быть готово до первого собеседования:

1. Сквозной путь заказа описан. Хотя бы в виде таблицы: шаг, кто делает, сколько занимает. Иначе первые полгода новый директор потратит на описание процессов — работу, которую дешевле сделать до найма.
2. Известны три-четыре цифры. Доля заказов в срок, себестоимость единицы, доля брака или рекламаций. Без них невозможно ни поставить задачу, ни оценить результат.
3. Определены границы полномочий. До какой суммы решает сам, может ли менять процессы, участвует ли в найме внутри своей зоны, может ли остановить отгрузку.
4. Собственник готов не вмешиваться. Самый трудный пункт и единственный, который нельзя купить за деньги.

Четвёртый пункт стоит проверить честно. Если вы привыкли лично согласовывать закупки и разбирать претензии клиентов, наём операционного директора без изменения этой привычки создаст дорогого координатора между вами и производством.

Что проверять на интервью

Позиция специфична тем, что кандидат должен уметь работать через людей в среде постоянных конфликтов приоритетов. Это проверяется тремя разговорами.

Разбор конфликта с коммерцией. Спросите, как он поступал, когда продажи обещали клиенту срок, который производство не вытягивало. Сильный кандидат опишет механизм — правила приёма заказов, резервирование мощности, эскалацию. Слабый расскажет, как героически справлялись.

Цифры прошлого места. Какая была доля заказов в срок при приходе и при уходе, за счёт чего изменилась. Отсутствие цифр означает, что человек управлял ощущениями.

Как он сокращал издержки. И главное — что при этом не сломалось. Кандидат, который рассказывает только про экономию, но не про её последствия для качества, скорее всего, оставил после себя проблемы, которые проявились позже.

Передача управления: первые месяцы

Ключевой момент — публичное обозначение полномочий. Не письмо, а встреча с руководителями, где собственник прямо говорит, какие решения теперь принимаются без него.

Дальше три месяца еженедельных встреч: что увидел, что мешает, где нужна помощь. Не контроль, а разбор. Частота снижается по мере того, как накапливается доверие.

И правило, которое стоит объявить с самого начала: если сотрудник приходит с вопросом через голову операционного директора, вы возвращаете его обратно. Одно исключение из этого правила обнуляет всю передачу — команда мгновенно считывает, что настоящий центр решений не изменился. Механика постепенной передачи прав разобрана в статье про делегирование полномочий.

Главная ошибка

Нанять операционного директора, чтобы не разбираться самому. Работает обратное: чтобы передать управление, нужно сначала понять, из чего оно состоит. Собственник, который не может описать, какие решения принимаются в компании еженедельно, не сможет их делегировать — он делегирует только неопределённость.