ABC-анализ и XYZ-анализ: какие клиенты и товары кормят бизнес

Менеджеры жалуются, что не успевают. Каждый ведёт по 80 клиентов, звонит, согласует, возит образцы. Собственник просит нанять ещё двоих. Перед наймом выгрузили продажи за год: 12 клиентов из 240 дали 70% маржи, а 150 самых мелких вместе — меньше 6%. Половину рабочего времени отдел тратил на клиентов, которые почти ничего не приносили.

Такие открытия и даёт ABC-анализ.

ABC-анализ: что это и как работает

Метод опирается на принцип Парето: небольшая часть объектов даёт большую часть результата. Клиенты или товары сортируются по вкладу и делятся на три группы.

Цифры в колонке «обычно объектов» — ориентир, а не норма. В одних компаниях группа A — это пять клиентов, в других — сорок. Важна не точная доля, а то, что группы видны.

Как сделать ABC-анализ за вечер

1. Выгрузить данные. Продажи за 12 месяцев по клиентам или товарам: выручка и, если есть, маржа.
2. Отсортировать по убыванию. Самый крупный клиент сверху.
3. Посчитать долю каждого. Результат клиента делить на общий результат.
4. Посчитать накопленную долю. Сумма долей сверху вниз до текущей строки.
5. Разметить группы. До 80% накопленной доли — A, до 95% — B, остальное — C.

В таблице это пять колонок и одна формула. Сложность не в расчёте, а в том, чтобы получить чистые данные: один и тот же клиент часто записан в учёте под тремя названиями.

ABC-анализ по выручке и по марже

Самое ценное начинается, когда анализ делают дважды — по выручке и по марже — и сравнивают группы.

Клиент в группе A по выручке и C по марже покупает много, но почти без заработка: большие скидки, особые условия, дорогая логистика. Клиент в группе B по выручке и A по марже — тихий и выгодный, его обычно недооценивают. Как правильно считать маржу по клиенту, описано в статье про маржинальность.

После такого сравнения у собственника появляется список из трёх-пяти клиентов, условия с которыми нужно пересмотреть, и такой же список клиентов, которых стоит развивать.

XYZ-анализ: стабильность спроса

ABC-анализ отвечает на вопрос «сколько приносит». XYZ отвечает на вопрос «насколько предсказуемо». Для этого считают, как сильно колеблются продажи клиента или товара от месяца к месяцу — коэффициент вариации.

Границы групп тоже ориентировочные. Для товара с ярко выраженной сезонностью колебания будут высокими, даже если спрос предсказуем, — такие позиции оценивают по сезонным коэффициентам, а не по общей вариации.

Матрица ABC и XYZ: решения по девяти клеткам

Совмещение двух анализов даёт девять групп. Каждая требует своего подхода.

• AX, AY — основа бизнеса. Постоянный запас, приоритет в производстве, персональный менеджер, контроль малейших признаков ухода.
• AZ — крупные, но непредсказуемые. Работа под заказ, предоплата, без складского запаса.
• BX, BY — кандидаты в группу A. Сюда стоит направлять усилия по развитию.
• CX — мелкие, но стабильные. Автоматизировать обслуживание: личный кабинет, типовые условия.
• CZ — мелкие и случайные. Минимальные затраты, по ассортименту — кандидаты на вывод.

Для ассортимента матрица особенно полезна при планировании запасов: позиции CZ часто занимают склад и замораживают оборотные деньги, при этом почти не продаются.

ABC-анализ ассортимента: что делать с хвостом

Для товарного бизнеса ABC-анализ ассортимента часто даёт самый быстрый эффект. В типичном каталоге сотни позиций, и примерно половина из них вместе приносит несколько процентов выручки. При этом каждая позиция требует места на складе, внимания закупщика, карточки на сайте и денег, замороженных в остатках.

Решение по хвосту принимается не одним движением. Сначала позиции группы C делят на три части. Те, что нужны для комплектности заказа — покупатель берёт их вместе с основными товарами, — остаются. Новинки, которым меньше полугода, получают время. Остальные выводятся: распродаются, переводятся под заказ или снимаются с закупки.

Освобождённые деньги и место идут на позиции AX и BX, где дефицит стоит дороже всего. Часто именно на них компания регулярно теряет продажи из-за нехватки остатков, хотя склад забит медленными товарами.

Как показать результат собственнику

Итог анализа удобно оформить одной таблицей: группа, число клиентов или позиций, доля выручки, доля маржи, сколько времени менеджеров или места на складе на неё уходит. Рядом — три решения с ожидаемым эффектом в рублях. Такой формат превращает расчёт в повестку встречи, а не в файл, который открыли один раз.

Хорошая практика — добавить колонку динамики: как изменилась доля группы A за год. Если всё больше денег приносят всё меньше клиентов, растёт риск зависимости от нескольких крупных покупателей. Это повод заранее развивать группу B.

Ошибки, которые делают анализ бесполезным

Считать только по выручке. Получается красивая картина, по которой нельзя принять решение о скидках и условиях.

Делать анализ один раз. Через полгода группы меняются, а решения принимаются по старой картинке.

Отказываться от всех клиентов C. Среди них бывают новые клиенты с потенциалом и те, кто приводит крупных по рекомендации. Группа C — повод упростить обслуживание, а не повод резать.

Не связывать с действиями отдела продаж. Если после анализа менеджеры продолжают тратить время одинаково на всех клиентов, расчёт был упражнением.

Как встроить ABC-анализ в работу отдела продаж

Анализ начинает приносить деньги, когда меняет распределение времени. Рабочая схема такая: клиенты A закрепляются за опытными менеджерами с плановыми встречами раз в месяц, клиенты B получают ежеквартальный контакт с предложением расширить закупки, клиенты C переводятся на стандартные условия и обслуживание через сайт или младшего менеджера.

В CRM группа клиента становится обязательным полем, а руководитель отдела раз в месяц смотрит, кто сменил группу. Уход клиента из A в B — повод для звонка руководителя, а не только менеджера. Такой сигнал работает раньше, чем падение выручки становится заметно в отчётах. Подробнее о работе с базой — в статье про удержание клиентов.

В примере из начала статьи после такой перестройки отдел не стал нанимать двух новых менеджеров. Освободившееся время ушло на клиентов группы B, и за два квартала часть из них перешла в A.