Yandex DataLens: как собрать дашборд собственника в BI-системе Яндекса и что для этого нужно

Типичная управленческая отчётность в компании среднего размера выглядит так: в понедельник финансист собирает выручку из учётной системы, руководитель продаж — воронку из CRM, маркетолог — расходы из рекламных кабинетов. К среде всё сведено в таблицу, к пятнице цифры уже устарели. Собственник принимает решения по данным недельной давности, а три человека тратят на отчёт по полдня каждую неделю.

BI-система решает эту задачу: данные собираются автоматически, а собственник открывает дашборд по ссылке в любой момент. Yandex DataLens — один из самых доступных вариантов для российских компаний. Ниже — как он устроен и как начать.

Yandex DataLens — что это

Yandex DataLens — BI-система от Яндекса. BI — business intelligence, инструменты, которые превращают сырые данные в понятные графики и отчёты. DataLens подключается к источникам данных, позволяет описать, какие поля что означают, построить графики и собрать из них дашборд.

Для собственника важны три свойства. Дашборд обновляется сам — никто не собирает цифры руками. Он открывается по ссылке в браузере и на телефоне. И доступ настраивается: руководитель продаж видит свою воронку, финансовый директор — деньги, собственник — всё.

Как устроен Yandex DataLens

В DataLens четыре основных объекта. Понять их — значит понять, как работает любой BI.

Самая важная часть — датасет. Именно здесь решается, как считается выручка, что такое «новый клиент», какая сделка считается успешной. Если датасет описан аккуратно, чарты строятся за минуты. Если нет — каждый график приходится перепроверять.

Источники данных

DataLens подключается напрямую к популярным базам данных, файлам и таблицам, сервисам Яндекса. С CRM, учётными системами и рекламными кабинетами обычно работают через промежуточный шаг: данные регулярно выгружаются в базу данных или таблицу, и уже её подключают к DataLens.

Второй путь чаще всего и оказывается правильным для собственника: именно в хранилище данные CRM встречаются с данными учёта и рекламы. Так получается то, ради чего всё затевалось, — сквозная аналитика от расхода на рекламу до денег на счёте.

Интерфейс DataLens: что увидит собственник

Собственник обычно не строит чарты сам — он смотрит готовый дашборд. Хороший дашборд собственника умещается на один-два экрана и отвечает на несколько вопросов: сколько заработали, выполняется ли план, где проседает воронка, хватает ли денег.

Фильтры наверху дашборда позволяют выбрать период, менеджера, канал или продукт — и все графики перестраиваются. Это заменяет десяток отдельных отчётов: один дашборд, разные срезы.

В последних версиях в DataLens появился ИИ-помощник — «Нейроаналитик»: ему можно задать вопрос о данных обычным языком или попросить помочь с формулой и запросом. Это удобно аналитику, но не заменяет аккуратно описанный датасет.

Что поставить на дашборд собственника

Самая частая ошибка — вывести на дашборд всё, что можно посчитать. Через неделю на него никто не смотрит: слишком много цифр, непонятно, на что реагировать. Хороший дашборд собственника — это 6–10 показателей, по каждому понятно, хорошо или плохо.

Какие показатели выбрать для своей компании, разбираю в статье про ключевые метрики компании. Главный принцип: на дашборде только то, по чему собственник готов принимать решения.

DataLens или Excel

Таблицы не нужно выбрасывать. Финансовая модель, бюджет, разовые расчёты — их естественное место. BI нужен для того, что смотрят регулярно и что должно обновляться без участия людей.

Как собрать первый дашборд: пошагово

1. Выбрать вопросычто собственник хочет видеть каждое утро — 6–10 показателей.
2. Найти источникигде живёт каждая цифра: CRM, учёт, реклама, банк.
3. Навести порядок в данныхобязательные поля в CRM, единые названия каналов и продуктов.
4. Настроить выгрузкуданные по расписанию попадают в базу или таблицу.
5. Описать датасетычто такое выручка, новый клиент, успешная сделка.
6. Построить чарты и дашбордсначала черновик, потом неделя использования и правки.

Частые ошибки

• Начать с графиков, а не с вопросов. Получается красивый дашборд, который не помогает принимать решения.
• Не проверить данные. Первая же неверная цифра — и собственник перестаёт доверять дашборду.
• Сделать всё сразу. Двадцать дашбордов в первый месяц, из которых через квартал используется один.
• Не назначить владельца. Изменилась CRM — сломалась выгрузка — дашборд показывает нули, и никто не знает почему.
• Не встроить в ритм. Если дашборд не открывают на планёрке, его скоро перестают открывать вообще.

Кому подходит Yandex DataLens

Yandex DataLens хорошо подходит компаниям, которые хотят перейти от ручной отчётности к автоматической и не готовы платить за дорогие зарубежные BI-системы. Для старта не нужен отдел аналитики: первый дашборд собственника может собрать один специалист за несколько недель, если данные в CRM и учёте в порядке.

Сложнее с компаниями, у которых данные разбросаны по десятку таблиц без единых правил. Здесь BI-система сначала покажет беспорядок — и это тоже полезный результат: становится понятно, что нужно исправить в учёте. О том, как выстроить отчётность в целом, — в статье про управленческую отчётность.

Сколько стоит запуск Yandex DataLens

Сама система для старта может ничего не стоить: у Yandex DataLens есть бесплатный вариант, которого хватает небольшой компании на первый дашборд. Платная версия нужна, когда появляются требования к правам доступа, поддержке и расширенным функциям. Актуальные условия лучше проверять на datalens.ru и в Yandex Cloud — они меняются.

Основные затраты — не на лицензию, а на работу с данными:

• выгрузка из CRM и учёта — настроить её однажды, дальше она работает по расписанию;
• хранилище — база данных, куда складываются выгрузки; для небольших объёмов это недорогой облачный сервис;
• описание датасетов и дашборда — несколько дней работы специалиста;
• поддержка — пара часов в месяц, чтобы чинить выгрузки при изменениях в CRM и добавлять новые показатели.

По опыту, первый рабочий дашборд собственника на данных CRM и учёта собирается за две-четыре недели. Большая часть этого времени уходит не на графики, а на то, чтобы договориться о правилах: что считается выручкой, как размечаются каналы, когда сделка считается закрытой. Эти договорённости полезны и сами по себе — после них в компании исчезают споры о том, «чьи цифры правильные».

DataLens в управленческом ритме

Дашборд приносит пользу, когда встроен в регулярные встречи. Понедельник — собственник и руководители смотрят выручку, план и воронку за прошлую неделю. Ежемесячно — деньги, прибыль, клиенты. Решения принимаются по одним и тем же цифрам, и споры «у меня другие данные» исчезают.

Через пару месяцев такого ритма обычно появляется и обратный эффект: руководители сами начинают просить добавить на дашборд то, чего им не хватает для решений. Это лучший признак, что система прижилась.

BI-система не делает компанию управляемой. Она делает так, что все смотрят на одни и те же цифры, — а дальше управляемость зависит от того, что руководители с этими цифрами делают.